現(xiàn)在很多企業(yè)或者是單位為了重要文件的安全性，都已經(jīng)不再使用普通的文件柜了，都用上了安全性更高一些的保密柜了，這樣也是為了防止信息泄露，從而起到保護(hù)的作用，但是在使用的時(shí)候管理方法不當(dāng)?shù)脑?，還是會(huì)不方便的，那么我們應(yīng)該怎樣管理保密柜呢？保密柜中的文件應(yīng)該怎樣使用才更加安全呢？今天匯云小編就來跟大家聊一聊如何管理保密柜中的文件，下面就一起來看看吧！

　　一、文件信息要求

　　1、管理保密柜文件的工作人員，在起草文件的時(shí)候，應(yīng)該做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場合的不同而選用不同的書寫和表達(dá)方式，做到適時(shí)、貼切。

　　2、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí)，并做好下發(fā)記錄。
　　3、若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔。

　　4、對(duì)于回收的資料也要及時(shí)整理存檔。有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。文件資料管理文件資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。

　　二、文件查閱要求

　　1、查閱文件應(yīng)該在指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還，借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級(jí)管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。

　　2、所有文件資料均要定期清查，借出的文件資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

　　3、關(guān)于一些比較絕密的文件資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對(duì)，必須做到物單相符。

　　5、借閱的文件資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理，同時(shí)機(jī)密、絕密類文件資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。

　　三、文件管理安全措施

　　1、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時(shí)，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。

　　2、對(duì)各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時(shí)清理。

　　3、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對(duì)退檔資料進(jìn)行銷毀，并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

　　4、保密柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了，各部門文檔負(fù)責(zé)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對(duì)有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機(jī)密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。

　　5、文件資料負(fù)責(zé)人對(duì)所有保存文件要按順序分類存放，同時(shí)做出相對(duì)應(yīng)的文件目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文件目錄中及時(shí)添加。

　　四、管理人員離職交接

　　1、若文件負(fù)責(zé)人離職時(shí)，須按文件目錄清單做好工作交接，按照文件目錄清單與現(xiàn)存文件核對(duì)，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

　　2、新接管文件管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文件，繼續(xù)做好文件的保存、保密工作，并及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行更新、備案。

　　3、另要注意對(duì)保密柜的密碼進(jìn)行修改，這樣一來是方便新的管理人員管理，也可以防止出現(xiàn)安全問題。

　　以上就是如何管理保密柜中的文件的全部內(nèi)容，保密柜雖安全性高，但時(shí)還是需要進(jìn)行管理的，只有管理得好，安全性才會(huì)更高一些，要想安全性更高，可以定期的進(jìn)行密碼更換，另注意密碼不能隨意透露，今天匯云小編的分享就是這些了，大家如果有什么疑問可以進(jìn)行留言或者是電話咨詢，匯云歡迎您的咨詢與留言！